Firmenumzug Checkliste

Ein Firmenumzug muss gut organisiert und geplant werden, um die Unterbrechung des Betriebes möglich kurz zu halten. Daher ist es wichtig, den gesamten Prozess der Büroübersiedlung übersichtlich zu gestalten und alle Mitarbeiter mit an Bord zu holen.

Was Sie beim Firmenumzug beachten sollten und wie Sie bei der Planung am besten vorgehen, verraten wir in diesem Beitrag. Die Checkliste zum Ausdrucken schafft Überblick und hilft dabei, alle Schritte fristgerecht zu erledigen.

3-5 Monate vor dem Büroumzug

Wie bei einem Privatumzug, ist auch beim Firmenumzug wichtig, früh genug mit der Planung anzufangen. Am besten starten Sie mindestens 3 Monate vor der geplanten Übersiedlung mit der Organisation. Folgende Dinge sollten bzw. müssen unbedingt in der Phase der frühen Vorbereitung bedacht werden:

• Mietvertrag kündigen
  Ist erstmal ein neues Büro gefunden, informieren Sie sich über die Kündigungsfrist der alten Firmenräume und reichen Sie fristgerecht eine schriftliche Kündigung ein. Die Kündigungsfristen und andere vertragliche Vereinbarungen in Geschäftsräumen können zu jenen von Mietwohnungen abweichen.
• Umzugsunternehmen finden
  Firmenumzüge sind eine heiklere Angelegenheit als Privatumzüge. Aus diesem Grund entscheiden sich immer mehr Unternehmen für eine professionelle Übersiedlung durch eine Umzugsunternehmen. Nur mehr in den seltensten Fällen wird die Sache in Eigenregie durchgeführt. Erkundigen Sie sich nach passenden Firmen und holen Sie diverse Angebote zum Vergleich ein.
• Umzugstermin festlegen
  Ist das richtige Unternehmen gefunden und der Kostenvorschlag angenommen, kann der Umzugstermin festgelegt werden. Je früher Sie mit der Planung beginnen, desto mehr Termine werden zur Auswahl stehen und desto besser organisiert wird der Firmenumzug ablaufen.
• Zentralen Ansprechpartner festlegen
  Bei einem Firmenumzug kommen häufig Fragen aller Art auf. Legen Sie eine belastbare Person als zentralen Ansprechpartner für alle Mitarbeiter und involvierte Unternehmen fest. Die schafft Struktur und schafft Unklarheiten aus dem Weg.
• Mitarbeiter informieren
  Sobald der Termin für den Büroumzug festgelegt ist, sollten auch die Mitarbeiter über das Vorhaben benachrichtigt werden. Kommunizieren Sie die Vorteile des neuen Standortes, um die Belegschaft für das Projekt zu begeistern.

2-3 Monate vor dem Umzug

Die Eckdaten für den Firmenumzug stehen fest. Sie können daher beginnen, Kunden, Behörden und regelmäßige Dienstleister vom Standortwechsel des Unternehmens wissen zu lassen. Ebenso ist jetzt der richtige Zeitpunkt, sich um Internet- und Stromanschlüsse im neuen Büro zu kümmern, sodass eine Betriebsunterbrechung so kurz wie möglich gehalten werden kann.

• Kunden und Geschäftspartner informieren
  Sollte es zu Ausfallzeiten während des Umzugs kommen, ist es wichtig Kunden und Geschäftspartner darüber zu informieren. Ist eine Übersiedlung über mehrere Tage geplant, wäre eine Notfallnummer bzw. eine Notfall-Mailadresse eine gute Möglichkeit um auf Dringlichkeiten zeitnah reagieren zu können.
• Regelmäßige Dienstleister, Ämter und Behörden informieren
  Ein wichtiger Punkt, der oft vergessen wird, ist die frühzeitige Bekanntgabe des Umzugs an regelmäßige Dienstleister. Steuerberater, Anwälte, Finanzamt und Co. sollten vorab über die Adressänderung informiert werden.

2 Wochen vor dem Büroumzug

Etwa zwei Wochen vor dem Büroumzug ist es an der Zeit für eine Inventur. Im Zuge dieser sollten auch Dokumente und Akten begutachtet, sortiert oder wenn nötig auch vernichtet werden.

• Einrichtung inventarisieren
  Nutzen Sie den Umzug für eine ausführliche Inventur. Dadurch erhalten Sie nicht nur einen genauen Überblick über sämtliche Gegenstände, sondern können nach der Übersiedlung prüfen, ob Dinge beschädigt wurden oder abhandengekommen sind.
• Archivierung und Vernichtung von Dokumenten
  Bestimmte Dokumente müssen jahrelang aufbewahrt werden. Ein Umzug bietet sich an, um Archive zu überprüfen und nicht mehr benötigte Akten zu vernichten. Sortieren Sie alle Dokumente und archivieren Sie diese ordnungsgemäß. Sprechen Sie außerdem mit Ihrem Systemadministrator über eventuell notwendige Datensicherungen vor dem Umzug.
• Nachsendeauftrag bei der Post einrichten
  Damit Briefsendungen und Pakete nach dem Umzug nicht an mehr der alten Büroadresse landen, lohnt es sich, einen Nachsendeauftrag bei der Post einzurichten. So werden zeitlich befristet alle Postsendungen automatisch an die gewünschte Nachsendeadresse weitergeleitet, bis die neue Anschrift schlussendlich zu allen Anlaufstellen durchgedrungen ist.
• Ummeldung des Gewerbes
  Melden Sie das Gewerbe bei der zuständigen Behörde um und vergessen Sie nicht gegebenenfalls die Einträge im Handelsregister ändern zu lassen.

Eine Woche vor dem Umzug

Der Umzugstag ist nicht mehr weit entfernt und die größte organisatorische Herausforderung haben Sie bereits hinter sich gebracht. Nun geht es ans Packen der Umzugskartons und langsam aber sicher sollten auch alle Schlüssel eingesammelt werden.

• Terminbestätigung
  Nur noch knapp zwei Wochen bis zum Umzugstag. Lassen Sie sich die Termine mit Umzugsunternehmen, Handwerkern und Malern nochmals bestätigen, um auf Nummer sicher zu gehen.
• Persönliche Gegenstände verpacken
  Persönliche Gegenstände am Schreibtisch sollten von den Mitarbeitern selbst gepackt werden. Teilen Sie dafür Boxen aus oder bitten Sie Ihre Mitarbeiter sich darum zu kümmern.
• Umzugskartons packen
  Übernehmen Sie den Firmenumzug in Eigenregie, dann sollten Sie eine bis zwei Wochen vor der geplanten Übersiedlung mit dem Packen beginnen.
• Schlüsselübergabe organisieren
  Denken Sie an das Einsammeln aller Schlüssel und Zugangskarten und organisieren Sie eine Schlüsselübergabe mit dem Vermieter für den Umzugstag oder den Tag danach.
• Kostenabrechnung mit altem Vermieter
  Kurz vor dem Umzug sollten Sie nochmals einen Termin mit dem alten Vermieter anpeilen. Heizung und Nebenkosten sollten abgerechnet, sowie die Zählerstände kontrolliert bzw. abgelesen werden.
• Zustand der neuen Räumlichkeiten überprüfen
  Unternehmen Sie einen Kontrollgang durch die Räumlichkeiten des neuen Büros bevor die Übersiedlung in Gang kommt. Eventuelle Schäden am besten fotografisch festhalten und dem neuen Vermieter weitergeben.

Am Umzugstag

Wenn alles gut geplant wurde, dann fallen am Tag der Übersiedlung nur noch wenige Arbeiten an. Der Büroumzug ist nun fast geschafft! Bevor die Schlüsselübergabe mit Ihrem alten Vermieter stattfindet, ist es empfehlenswert, nochmal die Räume durchzugehen und eventuell auf Beschädigungen zu prüfen.

• Reinigung der alten Räumlichkeiten
  Lassen Sie die alten Räumlichkeiten am (letzten) Tag des Firmenumzugs professionell reinigen, sobald diese leer sind.
• Übergabe an den Vermieter
  Fertigen Sie ein Übergabeprotokoll und übergeben Sie das alte Büro an den Vermieter bzw. die Hausverwaltung.
• Technische Geräte demontieren und installieren
  Technische Geräte sollten von Fachpersonal demontiert und am neuen Standort wieder installiert werden. Es wäre daher von Vorteil einen IT-Spezialisten vor Ort zu haben, welcher die Verantwortung für diesen Teil des Umzugs übernimmt.
• Firmenschilder entfernen bzw. aufhängen
  Nun ist es offiziell, dass das Unternehmen den Standort wechselt. Entfernen Sie alte Firmenschilder und montieren Sie diese an der neuen Adresse.
• Umzug des gesamten Büroinventars
  Hängen Sie im neuen Büro einen Möbelstellplan oder entsprechende Skizzen auf, damit die Umzugshelfer wissen, wo welche Möbel platziert werden müssen. Farbige Etiketten an den Umzugskartons sind ebenfalls hilfreich für die anschließende Aufteilung des Umzugsguts in den neuen Räumlichkeiten.

Nach dem Umzug

• Kontaktdaten ändern
  Ändern Sie im ersten Schritt die Kontaktdaten auf der Firmenwebsite und im Impressum. Auch die Email-Signatur muss angepasst werden!
• Umzug an den Steuerberater melden
  Übersiedlungen können in der Regel beim Steuerausgleich geltend gemacht werden. Sammeln Sie alle Belege und Rechnungen vom Umzug und übergeben Sie diese an den Steuerberater.
• Eventuelle Schäden melden
  Überprüfen Sie zeitnah nach dem Firmenumzug alle Räumlichkeiten und Gegenstände auf Schäden. Innerhalb einer Woche sollten diese an das ausführende Umzugsunternehmen bzw. an die Versicherung gemeldet werden.